Die Eventlogistik, auch Veranstaltungslogistik genannt, organisiert Besucher, Akteure und benötigte Materialien. Zu den benötigten Materialien können Ausstattungen, Infrastrukturen und Verbrauchsmaterialien zählen [Holz16, S. 70]. Diese Vielzahl an Aufgabenbereichen stellt die Eventlogistik vor spezifische Herausforderungen, die sich grundlegend von den repetitiven Logistikaufgaben industrieller Wertschöpfungsketten unterscheiden.

Events finden grundsätzlich zu einem fixen zeitlichen Termin statt und sind von begrenzter Dauer. Für geplante Events gilt, dass das Programm vorab im Detail ausgearbeitet und dementsprechend auch veröffentlicht wird. Die Planungs- und Vorbereitungsaufgaben sind im Vergleich zur Eventdurchführung wesentlich umfangreicher [HoJe10, S. 100]. Dabei charakterisiert sich ein Event dadurch, dass es eine abgeschlossene Veranstaltung ist und als ein Erlebnis gesehen werden kann [Holz16, S. 16].
Die Logistik muss dafür sorgen, dass jegliches Equipment, Materialien, Personen und Informationen planmäßig zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in bestellter Menge, in der richtigen Qualität und zum richtigen Preis zur Verfügung stehen [HoJe10, S. 100].. Bei der Eventlogistik stehen aber immer noch die klassischen Logistikaufgaben des Transports und der Lagerung im Vordergrund. Die Eventlogistik tritt einerseits selbst als Lieferant zum Beispiel in Form eines Spediteurs auf, andererseits koordiniert sie als interne Logistikorganisation eine Fülle an Direktlieferanten. Mit steigender Anzahl wächst auch die Anzahl der zu koordinierenden Schnittstellen. Die schnittstellenübergreifenden, punktgenauen Versorgungsaufgaben können nur effizient durch sorgfältige Planungs-, Steuerungs-, Koordinations- und Kontrollfunktionen gewährleistet werden [Allen05; Holz16, S. 15ff.].

Die Hauptaufgaben der Veranstaltungslogistik sind nach Sakschewski et al. [PaSak17, S. 118f]:

Events stellen inszenierte Ereignisse dar, deren Inhalte so gestaltet werden, dass sie beim Zuschauer und/oder Teilnehmer starke Emotionen hervorrufen [Holz16, S. 33ff]. Mit zunehmenden Inszenierungsinhalten wachsen auch die Komplexität und der Verantwortungsbereich der Logistik im Event. Der Logistikmanager muss in engem Kontakt mit den Verantwortlichen sämtlicher Eventbereiche stehen. Nur dadurch ist es ihm möglich, Informationen aus den unterschiedlichen Logistikbereichen effizient zu koordinieren, um das Event erfolgreich durchzuführen [Holz16, S. 17f.].

Auch wenn sich Events in regelmäßigen Abständen wiederholen, wie zum Beispiel im vierjährigen Rhythmus der Olympischen Spiele, sind sie dennoch als einmalig und einzigartig anzusehen. Das beruht darauf, dass zwischen ihnen nicht nur eine relativ große Zeitdifferenz liegt, sondern diese auch für den Kunden etwas nicht Alltägliches sind und meist an wechselnden Veranstaltungsorten stattfinden [Getz97].
Die Eventlogistik beschäftigt sich mit eher einmaligen, sehr spezifischen Aufgaben und nicht wie die industrielle Logistik mit stetig wiederkehrenden, routinemäßigen Managementaufgaben [Holz16, S. 34f.].

Die Event-Logistik sieht sich mit einer Vielzahl anspruchsvoller Herausforderungen konfrontiert, die über das bloße Befördern von Materialien weit hinausreichen. In einer Branche, die konsequent nach dem just in time-Prinzip operiert, können zeitliche Verzögerungen nicht nur erhebliche ökonomische Einbußen nach sich ziehen, sondern auch beträchtliche Beeinträchtigungen des Markenimages verursachen. Über die logistischen Kernherausforderungen hinaus, wie der pünktlichen Zustellung, der Abwicklung von Zollformalitäten und der Vermeidung von Transportschäden, sind zudem spezifische Anforderungen wie umfassende Ortskenntnisse und die Berücksichtigung individueller Kundenwünsche von essenzieller Bedeutung.
Mit der zunehmenden Festivalisierung innerhalb der Meeting Industry, bei der diverse Veranstaltungsformate innovativ miteinander verknüpft werden, nimmt die Bedeutung der Event-Logistik weiter zu. Die dynamisch wachsende Veranstaltungsbranche verlangt dabei nicht nur nach einer Ausweitung logistischer Dienstleistungen, sondern ist zugleich maßgeblich am steigenden Ressourcenverbrauch beteiligt, was eine erhöhte Umweltbelastung zur Folge hat [Hag20, S. 76f.].