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Ausschreibungsphase im Anlaufmanagement

Erstellt am: 08.06.2007 | Stand des Wissens: 14.12.2023
Synthesebericht gehört zu:
Ansprechpartner
Technische Universität Hamburg, Institut für Logistik und Unternehmensführung, Prof. Dr. Dr. h.c. W. Kersten

In der Ausschreibungsphase gilt es potenzielle Bieter dazu aufzufordern ein Angebot für eine spätere Zusammenarbeit zu unterbreiten oder bestehende Anbieter neu zu beauftragen [Wor15, S. 100]. Die eingegangenen Angebote können mithilfe einer Entscheidungsmatrix inhaltlich verglichen und ausgewertet werden [WaHr07, S. 38f.].
Zusätzlich zu den inhaltlichen Anforderungen sind neben Branchen-Know-how, IT-Kompetenz und fundierten Fachkompetenzen auch Faktoren, wie Soft Skills und Kreativität von Bedeutung. Die Ausschreibung sollte klare Vorgaben für die Dienstleitung enthalten, jedoch die Dienstleister nicht zu stark im Detail einschränken. Vordefinierte technische Lösungen oder Ausführungsvorschriften, ausgehend vom Verlader, können die Einbringung von Kreativität und eigener Optimierungsansätze der Dienstleister behindern und sollten vermieden werden [WaHr07, S. 39].

Die Qualität der Ausschreibungsunterlagen kann anhand ihrer Vollständigkeit und Strukturiertheit bemessen werden. Sie müssen in jedem Fall die jeweiligen inhaltlichen Anforderungen enthalten sowie das zu erfüllende Mengengerüst, welches präzise und unmissverständlich auszuführen ist [WaHr07, S. 39]. Dies ist die Grundlage für die Überprüfung der Machbarkeit und Basis für die Angebotskalkulation seitens der Dienstleister. Um überhöhte Angebote der Dienstleister zu vermeiden, sollten die Kontraktgeber die Leistungsbeschreibungen realistisch formulieren, um somit keine zu hohen Leistungsanforderungen entstehen zu lassen. Die Leistungsbeschreibung stellt wichtige Anknüpfungspunkte für das Controlling in der Umsetzungsphase dar [MDBe05].

Die Ausschreibung sollte sich gezielt an wenige ausgewählte Anbieter richten, die beispielsweise im Rahmen einer Vorselektion in der Anbahnungsphase ausgesucht wurden. Die Vertragsverhandlungen verkürzen sich erheblich, wenn eine direkte Übernahme der Inhalte in das Vertragswesen möglich ist (Ausschreibung als 'Pro-forma-Vertrag') [WaHr07, S. 39]. Anschließende Angebotsauswertungen werden in Form von Nutzwertanalysen in einer Entscheidungsmatrix für die Geschäftsführung aufbereitet, welche die Auswahl der Dienstleister vornimmt. Die Erfahrung zeigt, dass die Auswahl in der Managementpraxis nicht zwingend anhand fundierter Analysen vorgenommen wird, sondern eher aufgrund von persönlicher Intuition [WaHr07].
Laut Hans-Christian Pfohl [Pfohl16, S. 345f.] erfolgt die Ausschreibungsphase in 6 Schritten:
  • Phase 0 - Projektstart & Aquise
  • Phase 1 - Bietersuche und Request for Information (RFI): Erstellung und der Versand des RFI - eine Abfrage, die an potenzielle Kandidaten versandt wird, soll eruieren, inwieweit Interesse, Kapazitäten und Kompetenz bei den Kontraktlogistikdienstleistern vorhanden sind. Dabei mitversandt wird das Confidential Agreement (auch Non Disclosure Agreement genannt).
  • Phase 2 - Erstellen der Ausschreibungsunterlagen und des Angebots: Preisabfrage enthält alle notwendigen Ziele, Anforderungen und Daten zum Ausschreibungsobjekt.
  • Phase 3 - Angebotsnormierung/-kalibrierung und Verhandlungsführung: Von allen Bewerbungen werden die besten Angebote aussortiert.
  • Phase 4 - Angebotspräsentationen der Kontraktlogistiker und Bieterwahl
  • Phase 5 - Vertragsentwurf, -verhandlung und -abschluss
Ansprechpartner
Technische Universität Hamburg, Institut für Logistik und Unternehmensführung, Prof. Dr. Dr. h.c. W. Kersten
Zugehörige Wissenslandkarte(n)
Kontraktlogistik (Stand des Wissens: 01.09.2023)
https://www.forschungsinformationssystem.de/?285349
Literatur
[MDBe05] Müller-Dauppert, Bernd Logistik-Outsourcing: Ausschreibung, Vergabe, Controlling, Ausgabe/Auflage 1. Auflage, Vogel Verlag, München , 2005
[Pfohl16] Hans-Christian Pfohl Logistikmanagement, 2016
[WaHr07] Waibel, Florian, Herr, Sebastian, Schmidt, Norbert, "Ramp up" in der Kontraktlogistik: eine Untersuchung zu den Fallstricken und "Best Practices" des Anlaufmanagements von komplexen Kontraktlogistik-Projekten, 2007
[Wor15] Herbert Woratschek, , Jürgen Schröder, , Torsten Eymann, , Moike Buck Wertschöpfungsorientiertes Benchmarking
Logistische Prozesse in Gesundheitswesen und Industrie
, 2015, Online-Referenz doi:10.1007/978-3-662-43718-6, ISBN/ISSN ISBN 978-3-662-43717-9
Glossar
Verlader Der Verlader ist derjenige Teilnehmer in der Transportkette, der die Ladung/Transportgut erstmals aufgibt. Unter einem Verlader versteht man ein Unternehmen, das Logistikdienstleistungen (Transport, Verladen etc.) bei einem Logistikdienstleister in Auftrag gibt.

Auszug aus dem Forschungs-Informations-System (FIS) des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur

https://www.forschungsinformationssystem.de/?227289

Gedruckt am Montag, 22. April 2024 10:59:46