Konzeptionsphase im Anlaufmanagement
Erstellt am: 08.06.2007 | Stand des Wissens: 01.09.2023
Synthesebericht gehört zu:
Ansprechpartner
Technische Universität Hamburg, Institut für Logistik und Unternehmensführung, Prof. Dr. Dr. h.c. W. Kersten
Die Konzeptionsphase knüpft unmittelbar an die Anbahnungsphase an. Sowohl der Verlader als auch der Dienstleister durchläuft diese Phase. In der Konzeptionsphase werden aus Sicht des Verladers die Leistungsanforderungen und inhaltliche Voraussetzung für das erfolgreiche Erstellen eines Ausschreibungskonzepts entwickelt. Zudem werden für das Outsourcing-Projekt auszulagernden Leistungen, Pflichten und Rechte sowie der vorgesehene zeitliche Rahmen ausgearbeitet [WaHr07, S. 37]. Der Dienstleister ist damit beschäftigt, ein Konzept/Angebot zu erstellen, welches nicht nur die Grundanforderungen des Verladers erfüllt, sondern auch durch seine Kreativität einen Wettbewerbsvorteil verschafft [WaHr07, S. 40].
Die Konzeptionsphase ausgehend vom Verlader gestaltet sich nach Waibel, Herr und Schmidt [WaHr07, S. 37f.] folgendermaßen:
Zur Ermöglichung von qualifizierten Angeboten von Dienstleistern sollten die Ausschreibungsunterlagen, welche von den Verladern zu Verfügung gestellt werden, ausführliches Datenmaterial und Statistiken mit sich bringen [WaHr07, S. 37]. Zudem kann ein sogenanntes Pflichtenheft zur expliziten Beschreibung von Primär- und Sekundärleistungen sowie von Haftungsregeln dienen [WaHr07, S. 37]. Ferner bietet ein genauer Ablaufplan die Möglichkeit, die Einhaltung von vorgesehenen Terminen zu überblicken. Durch die geschaffene Transparenz können rechtzeitig Verzögerungen im Ablauf ausgemacht werden [WaHr07, S. 37f.]. Ein weiterer Erfolgsfaktor stellt die Qualität der zur Verfügung stehenden Daten dar. Die Daten sollten mitunter Aufschluss über den Erhebungszeitraum, die nötigen Details zu saisonalen Schwankungen und zukünftigen Entwicklungen geben [WaHr07, S. 38]. Interne Benchmarks können für die späteren Kontrollphasen eindeutige Kennzahlen liefern, um die Messung von Ziel- und Leistungsvorgaben zu ermöglichen [WaHr07, S. 38]. Schon frühzeitig erstellte Projektteams sollten mit Experten unterschiedlicher Fachrichtungen ausgestattet sein (IT, Juristen, Logistiker). Ein intensiver Austausch der Projektteammitglieder gewährleistet eine ganzheitliche Problemlösung [WaHr07, S. 38]. Die Einbindung der Projektteams gestaltet sich in der Praxis stark unterschiedlich [WaHr07, S. 38]. Die Vorbereitungsdauer einer Outsourcing-Entscheidung variiert zwischen zwei und zwölf Monaten [WaHr07, S. 37].
Die Konzeptionsphase aus Sicht des Dienstleisters hat nach Waibel, Herr und Schmidt [WaHr07, S. 37f.] folgende Merkmale:
In dieser Phase setzen einige Unternehmen auf Standardmodule zur Erfüllung von Grundanforderungen. Dadurch können Angebote schneller und kostengünstiger erstellt werden. Es sollte jedoch verhindert werden, dass eine Standard-Unternehmenspräsentation ohne Bezug zum Kunden beziehungsweise zur konkreten Ausschreibung abgeliefert wird [WaHr07, S. 41]. Im Regelfall wird dem Dienstleister eine Bearbeitungsfrist von zwei bis drei Wochen eingeräumt [WaHr07, S. 42]. Die Flexibilität steht bei der Leistungserbringung im Vordergrund, da keine exakten Wachstumsprognosen möglich sind. Daraus ergibt sich, dass Vereinbarungen getroffen werden müssen, in welchem Rahmen von Mengenschwankungen die vereinbarten Preise gelten [WaHr07, S. 41]. Der Preis gilt als ein wichtiges Selektionskriterium, er bildet aber nicht den alleinigen Entscheidungsfaktor. Erfahrungen jedoch zeigen, dass die qualitativen Leistungsaspekte ausschlaggebender für eine Dienstleisterauswahl sind, da die Industrie in der Regel nach langfristigen Geschäftsbeziehungen sucht [WaHr07, S. 41f.]. In bestimmten Fällen wird eine Test- oder Pilotphase mit einem Teil des Volumens oder nur an einem von mehreren Standorten durchgeführt, um für die spätere Arbeit reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Die Durchführung solcher Testphasen ist aufgrund der Komplexität nicht immer möglich [WaHr07, S. 42].
Die Konzeptionsphase ausgehend vom Verlader gestaltet sich nach Waibel, Herr und Schmidt [WaHr07, S. 37f.] folgendermaßen:
Zur Ermöglichung von qualifizierten Angeboten von Dienstleistern sollten die Ausschreibungsunterlagen, welche von den Verladern zu Verfügung gestellt werden, ausführliches Datenmaterial und Statistiken mit sich bringen [WaHr07, S. 37]. Zudem kann ein sogenanntes Pflichtenheft zur expliziten Beschreibung von Primär- und Sekundärleistungen sowie von Haftungsregeln dienen [WaHr07, S. 37]. Ferner bietet ein genauer Ablaufplan die Möglichkeit, die Einhaltung von vorgesehenen Terminen zu überblicken. Durch die geschaffene Transparenz können rechtzeitig Verzögerungen im Ablauf ausgemacht werden [WaHr07, S. 37f.]. Ein weiterer Erfolgsfaktor stellt die Qualität der zur Verfügung stehenden Daten dar. Die Daten sollten mitunter Aufschluss über den Erhebungszeitraum, die nötigen Details zu saisonalen Schwankungen und zukünftigen Entwicklungen geben [WaHr07, S. 38]. Interne Benchmarks können für die späteren Kontrollphasen eindeutige Kennzahlen liefern, um die Messung von Ziel- und Leistungsvorgaben zu ermöglichen [WaHr07, S. 38]. Schon frühzeitig erstellte Projektteams sollten mit Experten unterschiedlicher Fachrichtungen ausgestattet sein (IT, Juristen, Logistiker). Ein intensiver Austausch der Projektteammitglieder gewährleistet eine ganzheitliche Problemlösung [WaHr07, S. 38]. Die Einbindung der Projektteams gestaltet sich in der Praxis stark unterschiedlich [WaHr07, S. 38]. Die Vorbereitungsdauer einer Outsourcing-Entscheidung variiert zwischen zwei und zwölf Monaten [WaHr07, S. 37].
Die Konzeptionsphase aus Sicht des Dienstleisters hat nach Waibel, Herr und Schmidt [WaHr07, S. 37f.] folgende Merkmale:
In dieser Phase setzen einige Unternehmen auf Standardmodule zur Erfüllung von Grundanforderungen. Dadurch können Angebote schneller und kostengünstiger erstellt werden. Es sollte jedoch verhindert werden, dass eine Standard-Unternehmenspräsentation ohne Bezug zum Kunden beziehungsweise zur konkreten Ausschreibung abgeliefert wird [WaHr07, S. 41]. Im Regelfall wird dem Dienstleister eine Bearbeitungsfrist von zwei bis drei Wochen eingeräumt [WaHr07, S. 42]. Die Flexibilität steht bei der Leistungserbringung im Vordergrund, da keine exakten Wachstumsprognosen möglich sind. Daraus ergibt sich, dass Vereinbarungen getroffen werden müssen, in welchem Rahmen von Mengenschwankungen die vereinbarten Preise gelten [WaHr07, S. 41]. Der Preis gilt als ein wichtiges Selektionskriterium, er bildet aber nicht den alleinigen Entscheidungsfaktor. Erfahrungen jedoch zeigen, dass die qualitativen Leistungsaspekte ausschlaggebender für eine Dienstleisterauswahl sind, da die Industrie in der Regel nach langfristigen Geschäftsbeziehungen sucht [WaHr07, S. 41f.]. In bestimmten Fällen wird eine Test- oder Pilotphase mit einem Teil des Volumens oder nur an einem von mehreren Standorten durchgeführt, um für die spätere Arbeit reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Die Durchführung solcher Testphasen ist aufgrund der Komplexität nicht immer möglich [WaHr07, S. 42].
