Anbahnungsphase im Anlaufmanagement
Erstellt am: 08.06.2007 | Stand des Wissens: 01.09.2023
Synthesebericht gehört zu:
Ansprechperson
Technische Universität Hamburg, Institut für Logistik und Unternehmensführung, Prof. Dr. Dr. h.c. W. Kersten
In der Anbahnungsphase handelt es sich grundsätzlich um die Phase, in der nach passenden Lieferanten und Produkten gesucht wird. Wobei mit der Anbahnungsphase vorbereitende Tätigkeiten wie die Bedarfsermittlung und die Formulierung von Anforderungen an die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten in Verbindung gebracht werden [ApBu11, S. 8]. Vor der eigentlichen Suche nach einem geeigneten Vertragspartner ist es notwendig, dass der Verlader sich mit seinen unternehmensinternen Prozessen auseinandersetzt. Die logistischen Leistungen werden hinsichtlich ihrer Qualität und Effizienz untersucht und mögliche Schwachstellen aufgezeigt. Auf der Grundlage dieser Ist-Analyse werden die zukünftigen Strategien und Ziele eines möglichen Outsourcing-Projekts diskutiert [ApBu11, S. 8f.].
Besteht Einigkeit über eine extern zu vergebende Leistung und sind die Anforderungen definiert, kann mit einer ersten Vorauswahl potenzieller Dienstleister begonnen werden. Die gewünschten Anforderungen, die ein Dienstleister erfüllen soll, hängen von Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen ab. Für den Erfolg einer Ausschreibung ist entscheidend, wie gut die Leistungsanforderungen definiert wurden [ApBu11, S. 8f.]. Dadurch wird der Kreis der potenziellen Dienstleister eingeschränkt und die Planungssicherheit der nachfolgenden Phasen erhöht.
Eine Marktanalyse des Dienstleistermarktes, Internetauftritte, Verbände, eigene persönliche Kontakte und Erfahrungen oder die eines beteiligten Beraters oder Kunden können künftige Vertragspartner aufzeigen [ApBu11, S. 72]. Der Verlader kann bereits vor der eigentlichen Ausschreibung eine mögliche Auswahl an Kontraktpartnern durch einen Vorabfragebogen selektieren. Hierbei können beispielsweise Daten zum Unternehmen, seiner Netzorganisation oder Unternehmensstrategie erfragt werden. Dies bietet den Vorteil, Rückschlüsse auf die Eignung einer Zusammenarbeit ziehen zu können, welches wiederum die Planungssicherheit erhöht. Die Vorselektion der Dienstleister kann anhand einer Nutzwertanalyse erfolgen [ApBu11, S. 79]. Die zur Bewertung eingesetzten Kriterien, sowie ihre gewichteten Nutzenwerte werden von den Projektverantwortlichen - auf Erfahrungswissen basierend - bestimmt. Das Leistungsportfolio des Dienstleisters muss mit den geforderten Leistungen des Verladers übereinstimmen. Die Verlader verlangen umfassendes Branchen-Know-how, insbesondere in Branchen, in denen komplexes Fachwissen benötigt wird [ApBu11]. Häufig werden Dienstleister ausgewählt, die bereits über spezifisches Wissen verfügen. Branchen-Know-how kann sich in einer Dienstleisterauswahl als der erfolgversprechende Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz herausstellen [KlKr12, S. 286f.]. Zur Fachkompetenz zählt in hohem Maße die IT- und DV-Kompetenz. Eine reibungslose IT-Anbindung mit dem Verlader muss gewährleistet werden. Die Schwierigkeit besteht hier darin, die unterschiedlichen Softwareplattformen kompatibel zu gestalten. Der Verlader kann auch unterschiedliche Tarifverträge der Logistikdienstleister als Selektionskriterium heranziehen.
Die Vertraulichkeit im Umgang mit Kundeninformationen sowohl nach innen als auch nach außen, ist für beide Vertragspartner als unabdingbarer Erfolgsfaktor anzusehen. In dieser Phase der Voranfrage können die Bieter aufgefordert werden, bei Interesse an der Ausschreibung, ein Bestätigungsschreiben zu unterschreiben. Bestandteile dieses Schreibens sind eine Geheimhaltungsverpflichtung, die Zusage zur Angebotsabgabe und Informationen über Planungskapazitäten und Ansprechpartner. Das Unterzeichnen einer solchen Absichtserklärung (auch: 'Letter of Intent'), die unter anderem eine Schutzvereinbarung oder Vergütungsregelung gegen 'Konzeptklau' beinhalten kann, zeigt die ernsthafte Absicht der Zusammenarbeit und schafft eine Vertrauensbasis. Diese Basis wird auch durch eine Konstanz der Ansprechpartner bewahrt. Von beiden Vertragsseiten sollte möglichst früh ein Projektverantwortlicher benannt werden, der das Projekt über den gesamten weiteren Verlauf betreut. Eine Konstanz der Ansprechpartner erleichtert den Aufbau persönlicher Beziehungen und vermittelt einen seriösen Eindruck [WaHr07, S. 31ff.].
Besteht Einigkeit über eine extern zu vergebende Leistung und sind die Anforderungen definiert, kann mit einer ersten Vorauswahl potenzieller Dienstleister begonnen werden. Die gewünschten Anforderungen, die ein Dienstleister erfüllen soll, hängen von Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen ab. Für den Erfolg einer Ausschreibung ist entscheidend, wie gut die Leistungsanforderungen definiert wurden [ApBu11, S. 8f.]. Dadurch wird der Kreis der potenziellen Dienstleister eingeschränkt und die Planungssicherheit der nachfolgenden Phasen erhöht.
Eine Marktanalyse des Dienstleistermarktes, Internetauftritte, Verbände, eigene persönliche Kontakte und Erfahrungen oder die eines beteiligten Beraters oder Kunden können künftige Vertragspartner aufzeigen [ApBu11, S. 72]. Der Verlader kann bereits vor der eigentlichen Ausschreibung eine mögliche Auswahl an Kontraktpartnern durch einen Vorabfragebogen selektieren. Hierbei können beispielsweise Daten zum Unternehmen, seiner Netzorganisation oder Unternehmensstrategie erfragt werden. Dies bietet den Vorteil, Rückschlüsse auf die Eignung einer Zusammenarbeit ziehen zu können, welches wiederum die Planungssicherheit erhöht. Die Vorselektion der Dienstleister kann anhand einer Nutzwertanalyse erfolgen [ApBu11, S. 79]. Die zur Bewertung eingesetzten Kriterien, sowie ihre gewichteten Nutzenwerte werden von den Projektverantwortlichen - auf Erfahrungswissen basierend - bestimmt. Das Leistungsportfolio des Dienstleisters muss mit den geforderten Leistungen des Verladers übereinstimmen. Die Verlader verlangen umfassendes Branchen-Know-how, insbesondere in Branchen, in denen komplexes Fachwissen benötigt wird [ApBu11]. Häufig werden Dienstleister ausgewählt, die bereits über spezifisches Wissen verfügen. Branchen-Know-how kann sich in einer Dienstleisterauswahl als der erfolgversprechende Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz herausstellen [KlKr12, S. 286f.]. Zur Fachkompetenz zählt in hohem Maße die IT- und DV-Kompetenz. Eine reibungslose IT-Anbindung mit dem Verlader muss gewährleistet werden. Die Schwierigkeit besteht hier darin, die unterschiedlichen Softwareplattformen kompatibel zu gestalten. Der Verlader kann auch unterschiedliche Tarifverträge der Logistikdienstleister als Selektionskriterium heranziehen.
Die Vertraulichkeit im Umgang mit Kundeninformationen sowohl nach innen als auch nach außen, ist für beide Vertragspartner als unabdingbarer Erfolgsfaktor anzusehen. In dieser Phase der Voranfrage können die Bieter aufgefordert werden, bei Interesse an der Ausschreibung, ein Bestätigungsschreiben zu unterschreiben. Bestandteile dieses Schreibens sind eine Geheimhaltungsverpflichtung, die Zusage zur Angebotsabgabe und Informationen über Planungskapazitäten und Ansprechpartner. Das Unterzeichnen einer solchen Absichtserklärung (auch: 'Letter of Intent'), die unter anderem eine Schutzvereinbarung oder Vergütungsregelung gegen 'Konzeptklau' beinhalten kann, zeigt die ernsthafte Absicht der Zusammenarbeit und schafft eine Vertrauensbasis. Diese Basis wird auch durch eine Konstanz der Ansprechpartner bewahrt. Von beiden Vertragsseiten sollte möglichst früh ein Projektverantwortlicher benannt werden, der das Projekt über den gesamten weiteren Verlauf betreut. Eine Konstanz der Ansprechpartner erleichtert den Aufbau persönlicher Beziehungen und vermittelt einen seriösen Eindruck [WaHr07, S. 31ff.].